Gestion des contrats avec les fournisseurs : Le guide définitif

La gestion efficace des contrats avec les fournisseurs est un élément clé pour chaque organisation. Un processus bien défini de gestion des contrats avec les fournisseurs vous permet de rationaliser les négociations contractuelles, de garantir la cohérence des conditions entre des fournisseurs similaires, de gérer les versions et le stockage des documents et de mesurer les accords de niveau de service et les performances.

Les processus de gestion des contrats avec les fournisseurs permettent également de s'assurer que les contrats sont structurés de manière appropriée pour la conformité réglementaire et la sécurité des données. Par exemple, les équipes de conformité et d'audit doivent comprendre si des informations de santé personnelles (PHI) ou des informations personnelles identifiables (PII) sont partagées avec le fournisseur. Des lois telles que l'HIPAA peuvent tenir les entreprises pour responsables de la non-conformité des tiers, des quatrièmes parties et des neuvièmes parties. Du point de vue de la cybersécurité, le personnel de sécurité doit tenir compte des contrôles de sécurité internes du fournisseur et être conscient des risques associés tout au long du cycle de vie du contrat.

Il est également important de reconnaître que, même si un tiers répond aux exigences du contrat, il peut toujours introduire des risques commerciaux, de sécurité et de conformité pour l'organisation. Ce billet explore les défis courants liés à la gestion des accords avec les tiers et présente une nouvelle façon d'envisager les contrats en termes de cycle de vie des risques liés aux tiers.

Qu'est-ce que le cycle de vie d'un contrat de fournisseur ?

La gestion du cycle de vie des contrats de fournisseurs est le processus de gestion des contrats de fournisseurs tiers, de leur création à leur résiliation. Un processus de gestion des contrats de fournisseurs bien défini permet aux entreprises de.. :

• Réconcilier les modifications apportées par de multiples parties prenantes internes pendant les négociations contractuelles.

• Mettre à jour les copies rédigées et maintenir le contrôle de la version avec les vendeurs.

• Coordonner et examiner les conditions avec les équipes chargées des achats, des questions juridiques et des finances.

• Veillez à ce que les conditions et les accords de niveau de service soient cohérents entre les différents fournisseurs.

• Examiner les accords de niveau de service pour s'assurer que le fournisseur respecte ses engagements.

• Préparer des rapports pour la direction sur le risque posé par certains contrats

• Suivre les conditions des contrats existants en vue de leur renouvellement ou de leur résiliation

Chaque étape du cycle de vie du contrat - de la recherche et de la sélection à l'intégration, au suivi des performances et à la résiliation - devrait comporter des pratiques spécifiques et réalisables qui atténuent les risques liés à la collaboration avec des tiers.

Meilleures pratiques en matière de gestion des contrats avec les fournisseurs

Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques pour la gestion des contrats de fournisseurs dans le contexte du cycle de vie plus large des risques liés aux tiers .

Étapes du cycle de vie de la gestion des contrats fournisseurs dans le contexte du cycle de vie de la gestion des risques des tiers (TPRM).

Étape 1 - Contrats avec les fournisseurs et sélection des fournisseurs

Demande de contrat - Standardisez le processus d'admission en utilisant des formulaires et des modèles. Cela réduit le temps nécessaire à l'intégration d'un contrat et améliore la cohérence entre les contrats. Vous pouvez exploiter des formulaires et des modèles intégrés ou utiliser une API pour intégrer des contrats existants dans une solution centralisée de gestion du cycle de vie des contrats.

Révision et reformulation - Tout au long du processus de reformulation, téléchargez et partagez les révisions de contrats dans une solution centrale de gestion des contrats avec les fournisseurs et utilisez le suivi du contrôle des versions pour que les modifications apportées aux documents puissent être examinées hors ligne. Un contrôle d'accès basé sur les rôles permettra à plusieurs parties internes et externes de consulter les contrats et les tâches qui leur sont assignées. Un suivi clair des modifications permet de s'assurer que les équipes travaillent toujours sur la bonne version du document.

Étape 2 - Contrats avec les fournisseurs et intégration dans le système

Approbation - Pour faciliter les approbations finales des contrats avant l'intégration, il est important de développer des flux de travail personnalisables basés sur le type de contrat afin d'automatiser la progression des contrats tout au long de leur cycle de vie. Il s'agit d'un processus similaire au flux de travail utilisé pour faire progresser un fournisseur à travers la diligence raisonnable.

Étape 3 - Contrats avec les fournisseurs et suivi des performances des accords de niveau de service (SLA)

Exécution - Suivez de manière centralisée tous les contrats fournisseurs et leurs attributs, tels que le type, les dates de début et de fin, la valeur, les rappels et l'état. Attribuez ensuite des vues aux détails importants en fonction du rôle afin d'accroître la visibilité. Cette capacité est conforme à l'utilisation d'un registre central des risques pour suivre les risques de sécurité des tiers.

Au stade de l'exécution, il est également essentiel d'attribuer et de suivre les tâches à l'aide de rappels automatiques et d'avis de retard par rapport aux contrats. Cela ressemble à la façon dont vous trieriez et suivriez l'élimination des risques liés aux tiers. Assurez-vous que la propriété de toutes les tâches est claire et traçable grâce à des rapports centralisés.

Les permissions basées sur les rôles doivent permettre la répartition des tâches, l'accès aux contrats et l'accès à la préparation/écriture/modification. Un mode de permissions granulaires signifie que les utilisateurs ne voient que les éléments qui les concernent ; par exemple, l'extension des rapports sur les risques et les contrats aux cadres supérieurs.

Stockage et gestion des dossiers - Partagez et stockez en toute sécurité la documentation contractuelle en interne ou en externe avec des autorisations basées sur les rôles. Les solutions intégrées de gestion des risques des tiers et de gestion des contrats avec les fournisseurs permettent un stockage et une gestion unifiés des contrats, des documents justificatifs et des preuves par fournisseur. Ce modèle centralisé de gestion des documents et des dossiers permet de disposer d'un référentiel unique pour tous les contenus liés aux fournisseurs.

Audit et rapports - Des journaux de documents vérifiables doivent être disponibles pour fournir un historique des accès et des modifications aux contrats et aux documents justificatifs à des fins de rapports de conformité.

Étape 4 - Renouvellement ou résiliation du contrat du fournisseur

Renouvellement ou élimination - À cette étape, vous devez veiller à maintenir la communication avec toutes les parties en centralisant les discussions sur les contrats de vente. Envoyez des notifications par courrier électronique aux participants lorsque des commentaires supplémentaires sont ajoutés. Les commentaires doivent être partagés en externe avec les fournisseurs ou marqués pour une discussion interne uniquement. À ce stade, il est également important de suivre la manière dont le fournisseur s'acquitte de ses obligations contractuelles, comme indiqué à l'étape 3 ci-dessus. Le fait de disposer d'un référentiel centralisé des caractéristiques du contrat apporte une justification importante pour les discussions relatives au renouvellement (ou à la résiliation). Enfin, veillez à suivre les tâches en cours jusqu'à leur clôture sur la base des discussions sur les prochaines étapes du contrat.

Résiliation et désinsertion - Si vous avez décidé de ne pas renouveler le contrat d'un fournisseur, utilisez le flux de travail pour suivre les tâches ou les éléments ouverts jusqu'à leur clôture. Il peut s'agir de s'assurer que les données sont détruites, que l'accès physique et logique est révoqué, et que les obligations et paiements finaux sont effectués.