Comment centraliser et automatiser votre processus de gestion du cycle de vie des contrats des fournisseurs

Le coût d'une gestion inefficace des contrats

Rester au sommet du cycle de vie d'un contrat peut être l'une des parties les plus frustrantes et les plus longues de la gestion des fournisseurs. Pourquoi ?

• La négociation et le renouvellement des contrats peuvent impliquer d'interminables allers-retours de courriels.
• Le stockage et la révision des contrats peuvent être un cauchemar en matière de contrôle de version.
• Les feuilles de calcul sont souvent la solution de choix pour le suivi des principaux attributs des contrats.

Il n'est pas étonnant que les chefs d'entreprise tentent souvent de contourner les processus contractuels établis, en particulier lorsqu'il s'agit d'achats ponctuels ou urgents. Lorsque cela se produit, les équipes chargées des achats ne sont pas au courant des services nouvellement contractés, tandis que les équipes juridiques sont incapables de faire respecter les protections prévues dans les contrats.

Il est facile de voir ce scénario se dérouler dans les petites organisations qui manquent de ressources et qui n'ont pas de fonctions dédiées à la gestion des contrats avec les fournisseurs. Toutefois, il peut s'agir d'un défi tout aussi important pour les grandes entreprises dont les services d'approvisionnement sont décentralisés. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est clair qu'une gestion inefficace des contrats peut entraîner des coûts inutiles et un risque commercial accru.

Alors, comment renforcer le processus de gestion du cycle de vie des contrats sans nuire à l'agilité de l'entreprise ?

Présentation de Prevalent Essentiels du contrat

Aujourd'hui, Prevalent présente Contract Essentials, une solution SaaS de gestion du cycle de vie des contrats qui centralise la distribution, la discussion, la conservation et la révision des contrats des fournisseurs. Elle comprend également des fonctionnalités de flux de travail pour automatiser le cycle de vie des contrats, de l'entrée à la sortie. Avec Contract Essentials, les équipes d'approvisionnement et juridiques disposent d'une solution unique pour gérer les contrats des fournisseurs, simplifier la gestion et la révision, et réduire les coûts et les risques - tout en éliminant les obstacles pour les propriétaires d'entreprise.

Standardiser la réception des contrats, l'accueil et le flux de travail

Contract Essentials standardise le processus de réception et d'intégration des contrats, en vous permettant de saisir les données contractuelles des fournisseurs via un formulaire basé sur un navigateur ou une connexion API. La fonctionnalité de flux de travail personnalisable de la solution automatise ensuite l'ensemble du cycle de vie des contrats, de la négociation et des conditions à la révision et à la signature. Elle permet également aux responsables des achats d'attribuer et de suivre des tâches, telles que des rappels automatiques ou des avis de retard, facilitant ainsi une communication claire entre toutes les parties.

Le flux de travail personnalisable permet à toutes les parties de savoir où en est un contrat dans son cycle de vie. Des discussions intégrées garantissent que tout le monde est informé des changements.

Rationaliser la collaboration et simplifier les procédures d'appel.

Contact Essentials rationalise également la collaboration et simplifie le redlining. Par exemple, les utilisateurs peuvent télécharger et partager des révisions de contrats avec un suivi du contrôle de version. Les modifications apportées aux documents peuvent être examinées hors ligne, puis réinsérées dans le flux de travail.

En outre, les autorisations basées sur les rôles et les pistes d'audit contribuent à garantir un stockage et un partage sécurisés des documents, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre organisation. Cette approche améliore également l'efficacité et accélère le processus d'approbation en assurant le suivi des modifications et en garantissant que les équipes travaillent toujours sur la bonne version du document.

Garder la trace des discussions et des commentaires sur le contrat

Pour faciliter les processus de négociation et de révision, Contract Essentials centralise et horodate toutes les discussions sur les contrats, tout en informant les participants par courrier électronique lorsque de nouveaux commentaires sont ajoutés. Les commentaires peuvent être partagés en externe avec les fournisseurs ou marqués pour une discussion interne uniquement. En capturant toutes les modifications dans une seule conversation, Contract Essentials garantit que toutes les parties disposent d'une source d'information unique pour la négociation et la révision.

Restez au courant de l'état d'avancement du contrat et soyez alerté des principales étapes.

Contract Essentials permet aux équipes chargées des achats et des questions juridiques d'assurer un suivi centralisé de tous les contrats, tout en offrant une visibilité sur des attributs tels que le type de contrat, les dates clés, la valeur du contrat, les rappels et le statut. Les utilisateurs peuvent avoir des vues personnalisées en fonction de leur rôle et recevoir des rappels de contrats arrivant à échéance et d'autres événements importants.

Visualisez tous les détails importants du contrat dans un seul tableau.

Permettre aux propriétaires d'entreprise de participer à l'expérience de la passation de marché

Les autorisations granulaires de la solution, basées sur les rôles, permettent l'attribution de responsabilités, l'accès aux contrats et l'accès en lecture/écriture/modification, de sorte que les utilisateurs ne voient que ce qui est pertinent pour leur travail. Les utilisateurs professionnels bénéficient également d'un suivi des flux de travail, des tâches et des discussions, ce qui leur permet de conserver une visibilité sur le cycle de vie des contrats et de participer pleinement à la gestion de leurs fournisseurs.

Mes contrats centralise les documents par propriétaire pour en assurer la visibilité.

Unifier la gestion des contrats des fournisseurs avec la gestion des risques des tiers

Contract Essentials fait partie de laplateforme de gestion des risques liés aux tiers Prevalent . Prevalent fournit aux clients une solution intégrée de gestion des risques liés aux tiers pour une gestion centralisée des risques liés à la sécurité, à la confidentialité, aux affaires, aux finances et aux contrats, le tout soutenu par un registre commun des risques avec des capacités de notation des risques, de remédiation et de reporting. Cette approche offre une visibilité proactive des risques liés aux tiers, tout en améliorant vos opérations pour une résilience maximale en cas d'incident.

Passez à l'étape suivante pour automatiser la gestion du cycle de vie des contrats des fournisseurs

La gestion des contrats avec les fournisseurs ne doit pas être un processus manuel fastidieux. Avec Contract Essentials, il est facile de rationaliser le cycle de vie des contrats et de l'aligner sur vos processus existants de gestion des risques liés aux fournisseurs. Ainsi, vous aurez une vision globale des risques liés aux tiers, tout en permettant aux chefs d'entreprise de faire leur travail, avec un minimum de difficultés.

Pour en savoir plus sur la façon dont Prevalent peut vous aider, téléchargez la fiche technique de Contract Essentials ou demandez une démonstration dès aujourd'hui.