Gestion des appels d'offres : La première étape du cycle de vie du risque lié aux tiers

Prenons un scénario d'achat courant : Un responsable des achats est chargé par une équipe opérationnelle d'aider à trouver et à évaluer une nouvelle solution informatique pour l'entreprise. Cette activité impliquera probablement que le responsable des achats réunisse une équipe interne d'utilisateurs potentiels, qu'il recueille et finalise les exigences techniques et commerciales, qu'il développe un modèle de notation et qu'il identifie les candidats fournisseurs.

Une fois les fournisseurs identifiés, le responsable des achats ou de la sélection des fournisseurs les invitera à remplir une demande de proposition (RFP) (généralement basée sur une feuille de calcul). Le service des achats enverra plusieurs courriels à plusieurs fournisseurs, répondra à des questions apparemment sans fin, recueillera les réponses et les rassemblera pour pouvoir les comparer.

Ensuite, le responsable des achats et de la sélection des fournisseurs travaillera avec l'équipe opérationnelle pour évaluer et comparer les réponses des fournisseurs en fonction des exigences techniques et commerciales, et sélectionner un candidat final. Une fois que le fournisseur est notifié, le service des achats passe à la négociation du contrat et du prix, et la relation avec le fournisseur commence.

Le problème des approches existantes en matière d'appels d'offres

Ce scénario est bien trop courant dans les entreprises aujourd'hui. Les équipes utilisent un processus hautement manuel visant uniquement à déterminer si la solution est adaptée à l'objectif et à l'utilisation. Cependant, elles ignorent souvent les risques potentiels qu'un nouveau fournisseur pourrait introduire dans leur environnement jusqu'à ce que le processus contractuel ait commencé (ou pire, après qu'il soit terminé). D'où le besoin évident de :

1. Automatisation pour simplifier et accélérer le processus d'évaluation
2. L'intelligence pour faire correspondre le risque d'un fournisseur avec l'appétit de l'organisation pour le risque.

Le problème est qu'il existe peu d'options permettant aux équipes d'atteindre efficacement ces deux objectifs. Jusqu'à aujourd'hui.

Présentation de RFx Essentials : Renforcer les processus de sélection des fournisseurs grâce à l'automatisation et à l'intelligence

Aujourd'hui, Prevalent annonce RFx Essentials, une solution SaaS qui centralise et automatise la distribution, la comparaison et la gestion des demandes de propositions (RFP) et des demandes d'informations (RFI). RFx Essentials permet aux équipes d'approvisionnement de sélectionner facilement les solutions et les fournisseurs qui répondent aux exigences de votre organisation en matière de fonctionnalité et de risque, mais aussi de faire un premier pas essentiel dans la gestion du risque tout au long du cycle de vie des tiers grâce à des renseignements intégrés sur les fournisseurs.

Une information complète sur les risques pour la sélection des fournisseurs

Les capacités uniques d'intelligence du risque dans le profil du fournisseur RFx Essentials incluent :

• Les données démographiques du fournisseur, telles que son emplacement géographique, qui peuvent aider à affiner les considérations relatives à la confidentialité des données ou à comprendre la corruption régionale et les risques géopolitiques.
• les technologies utilisées par des tiers, ce qui permet d'obtenir une visibilité indispensable sur les risques de concentration technologique et de découvrir les technologies périphériques.
• Les scoresenvironnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) pour déterminer si le fournisseur est en phase avec les valeurs fondamentales de votre entreprise.

Des informations supplémentaires sont disponibles en fonction des réponses à l'appel d'offres :

• Les mises à jour commerciales, comme les récentes activités de fusion et d'acquisition, les nouvelles, les informations réglementaires et juridiques, et les mises à jour opérationnelles qui pourraient signaler l'instabilité du fournisseur.
• Des informations sur la réputation, telles que les médias défavorables, les sanctions, le filtrage des entreprises d'État et le filtrage des personnes politiquement exposées (PPE).
• Informations financières, y compris la cote de crédit, l'historique des paiements et les performances financières, afin de s'assurer que le vendeur dispose d'une base solide.
• Historique des violations de données et divulgations, pour aider à déterminer si le fournisseur est vulnérable aux attaques de cyber .

Ce modèle complet d'intelligence du risque ajoute aux décisions de sélection des fournisseurs un contexte et peut éliminer la nécessité de recourir à des outils multiples et cloisonnés.