Stratégies d'intégration des fournisseurs pour réduire les risques liés à la chaîne d'approvisionnement

En intégrant des pratiques de gestion des risques dans votre processus d'intégration des fournisseurs, vous pouvez vous assurer que les nouveaux fournisseurs répondent aux attentes de votre entreprise en matière de cybersécurité, de santé financière et de réputation, de normes ESG et de conformité aux exigences gouvernementales et réglementaires.

Dans cet article, nous explorons certaines des meilleures pratiques pour établir un processus d'intégration des fournisseurs tenant compte des risques. Il convient de noter que les présentes lignes directrices utilisent le terme "fournisseur" pour désigner principalement les tiers qui fournissent des biens et des services matériels (c'est-à-dire non informatiques).

Qu'est-ce que l'intégration des fournisseurs ?

L'intégration des fournisseurs est le processus par lequel une entreprise ajoute un nouveau fournisseur à son système d'approvisionnement et de chaîne logistique. Il englobe toutes les étapes, de la vérification préalable au contrat à la révision et à l'approbation du contrat, en passant par la collecte et la centralisation d'informations clés sur le profil du fournisseur. L'un des principaux objectifs de l'intégration des fournisseurs est de s'assurer que les nouveaux fournisseurs disposent des contrôles de sécurité, d'exploitation et de conformité nécessaires pour réduire les risques et garantir ainsi l'efficacité et la fiabilité globales de la chaîne d'approvisionnement.

La prise en compte du risque fournisseur lors de l'intégration peut être la clé pour éviter de manière proactive les interruptions d'activité et réduire l'impact des violations de données des fournisseurs, des questions ESG, des problèmes financiers et d'autres incidents sur votre organisation.

Pourquoi un processus structuré d'intégration des fournisseurs est-il important ?

Un processus structuré d'intégration des fournisseurs permet de s'assurer que les nouveaux fournisseurs peuvent répondre aux exigences en matière de sécurité, d'exploitation et de conformité, remédier efficacement aux risques et les atténuer, et protéger l'efficacité globale de la chaîne d'approvisionnement. Les principaux objectifs des processus d'intégration des fournisseurs sont les suivants :

• Assurer la stabilité de l'entreprise en contrôlant les données financières, telles que les cotes de crédit, les antécédents de faillite, les chiffres d'affaires, les comptes de résultats et les activités d'investissement.
• Réduire le risque de violations de données qui pourraient affecter vos systèmes en identifiant les vulnérabilités en matière de cybersécurité et en évaluant les contrôles informatiques.
• Protéger sa réputation en recherchant les violations environnementales, les pratiques de travail contraires à l'éthique et d'autres questions ESG
• Identifier les risques opérationnels et de conformité découlant des sanctions gouvernementales, des médias défavorables, des nouvelles négatives et des changements de direction.
• Anticiper les perturbations de la chaîne d'approvisionnement en aval en cartographiant les relations et les technologies utilisées par les^4e et 3e parties

Meilleures pratiques pour une intégration des fournisseurs soucieuse des risques

L'intégration efficace des fournisseurs et l'atténuation des risques qu'ils représentent constituent un aspect essentiel de la gestion des risques de l'entreprise. Avant d'intégrer pleinement un fournisseur, il est important d'évaluer et de classer les risques qu'il représente pour votre organisation. Voici sept bonnes pratiques à suivre :

Évaluer le risque fournisseur dès le début du processus de sélection

La prise en compte du risque lors de la recherche et de la sélection des fournisseurs peut contribuer à un processus d'intégration sans heurts. Envisagez des candidats qui non seulement répondent aux exigences de votre entreprise, mais qui satisfont également à des normes minimales en matière de sécurité, de conformité, de contrôles opérationnels et de réputation. À ce stade précoce, une vérification rapide de la couverture médiatique, des bases de données juridiques et des déclarations publiques peut permettre de repérer les fournisseurs à haut risque et d'économiser du temps et des ressources à un stade ultérieur du processus d'intégration.

Comparer les fournisseurs présélectionnés grâce à des processus d'appel d'offres tenant compte des risques

Adoptez un programme de gestion des appels d'offres tenant compte des risques, qui automatise et normalise vos processus de demande d'information et de demande de proposition pour l'évaluation des fournisseurs. Le processus d'appel d'offres est l'occasion de recueillir des informations initiales auprès des fournisseurs potentiels sur leurs contrôles de sécurité internes, leurs programmes ESG, leurs processus de réponse aux incidents et d'autres capacités de gestion des risques. Pour plus d'assurance, associez les données de réponse à l'appel d'offres à un profil de risque externe, qui peut révéler des informations sur les technologies de quatrième partie utilisées, les scores ESG, l'historique des violations de données, ainsi que les performances commerciales, financières et de réputation.

Après avoir évalué les contrôles initiaux et les résumés des risques, attribuez une note de risque préliminaire à chaque fournisseur, en fonction des priorités de votre entreprise. Pour les fournisseurs sélectionnés, intégrez les conclusions relatives aux risques dans leur profil afin de négocier et de gérer les contrats en connaissance de cause.

Rationaliser et automatiser la gestion du cycle de vie des contrats

Lorsque de nouveaux fournisseurs sont sélectionnés, il faut s'assurer d'avoir mis en place un processus solide de gestion du cycle de vie des contrats. Une approche structurée et automatisée de la gestion des contrats permet aux organisations d'accélérer le processus d'intégration et de réduire les risques liés aux tiers :

• Rapprochement des modifications apportées par les parties prenantes internes et les fournisseurs
• Mise à jour des copies redoutées et gestion du contrôle de version
• Coordonner les équipes chargées des achats, des questions juridiques et des finances pour rationaliser les examens.
• Veiller à ce que les conditions et les accords de niveau de service soient cohérents entre fournisseurs similaires

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats peuvent également aider après l'intégration en facilitant les révisions des accords de niveau de service et en surveillant les conditions du contrat en vue de son renouvellement ou de sa résiliation.

Créer une base de données centrale des fournisseurs

L'un des principaux objectifs des solutions d'intégration des fournisseurs est de centraliser les données relatives aux fournisseurs, afin de permettre aux principales parties prenantes d'y accéder facilement. Le processus commence généralement par une saisie manuelle des données ou par des téléchargements en masse dans une solution de gestion du risque fournisseur. L'intégration de données provenant de solutions existantes de gestion des achats ou des fournisseurs via des connexions API, des feuilles de calcul ou d'autres méthodes est cruciale.

Pour être efficaces, les programmes d'intégration requièrent la participation de plusieurs équipes, notamment les services de comptabilité fournisseurs, d'approvisionnement, de finance et de gestion des fournisseurs. Il est essentiel de s'assurer que votre outil de gestion du risque fournisseur offre un accès basé sur les rôles pour la mise à jour des profils des fournisseurs.

Cartographier stratégiquement les relations avec la quatrième partie

La centralisation des données relatives aux fournisseurs permet également d'identifier les dépendances susceptibles d'introduire un risque de la part de^tierces parties situées en aval de la chaîne d'approvisionnement. Lorsqu'il s'agit d'identifier les relations avec des tiers au cours de la procédure d'approvisionnement et de diligence raisonnable, il est essentiel de disposer d'une stratégie solide, car il n'est souvent pas possible d'interagir directement avec eux. Lorsque vous vous engagez dans un processus d'appel d'offres avec des fournisseurs potentiels, veillez à inclure des questions sur les relations avec des tiers dans votre appel d'offres.

Dès que vous aurez réduit vos options à un finaliste, vous devrez vous renseigner davantage au cours du processus d'intégration du fournisseur. Outre l'identification des tiers auxquels votre fournisseur fera appel, vous devez également poser des questions pertinentes sur chacun d'entre eux. Par exemple, vos fournisseurs principaux exigent-ils des certifications de sécurité de l'information de la part de leurs fournisseurs ?

Fournisseurs de premier rang en fonction du risque

Le classement des fournisseurs potentiels en fonction du risque inhérent qu'ils représentent constitue une excellente occasion d'assurer une affectation efficace des ressources. Classez les fournisseurs qui jouent un rôle moins important dans votre chaîne d'approvisionnement et/ou qui ne fournissent pas de biens ou de services essentiels à vos activités quotidiennes dans une catégorie inférieure. Cette approche vous permet d'utiliser moins de ressources pour l'évaluation des risques et le processus d'intégration.

Inversement, l'identification des fournisseurs présentant un risque inhérent élevé peut vous permettre de consacrer des cycles supplémentaires à la vérification préalable. Voici quelques questions clés que vous pouvez poser sur les fournisseurs potentiels afin de les classer correctement en fonction du risque :

• Les biens ou services fournis sont-ils nécessaires aux activités quotidiennes de l'entreprise ?

• En cas de catastrophe financière ou de perturbation soudaine chez le fournisseur, combien de temps faudrait-il pour commencer à perturber les activités de mon organisation ?

• Quel type de données sera collecté et conservé par le fournisseur tiers ?

• Le fournisseur présente-t-il des risques évidents en matière d'ESG, de réputation ou de conformité ?

Atténuer les risques inacceptables avant l'intégration finale

À ce stade, vous devriez disposer d'un profil complet du fournisseur qui comprend la propriété effective, les performances financières, les scores IPC, les déclarations sur l 'esclavage moderne, des informations sur le secteur et l'entreprise, ainsi que des cartes de toutes les relations potentiellement risquées avec des tierces parties. Vous devez maintenant travailler avec eux pour remédier ou atténuer les risques qui dépassent le seuil de tolérance au risque de votre organisation.

Outre les politiques internes en matière de risques liés aux tiers, votre organisation peut avoir des obligations réglementaires ou de conformité à respecter. Une fois qu'un fournisseur a été intégré avec succès, vous pouvez utiliser les informations générées par ce processus pour lancer une cadence régulière d'évaluations internes complétée par une surveillance continue.