Gestion des risques liés aux tiers : The Definitive Guide

Les crises géopolitiques en cours, les événements climatiques catastrophiques, les perturbations inattendues de la chaîne d'approvisionnement et les menaces croissantes en matière de cybersécurité des tiers ont poussé les organisations à mettre rapidement en œuvre des programmes de TPRM pour gérer les risques posés par les tiers. La plupart des responsables du TPRM utilisent leurs programmes de TPRM pour gérer les risques de sécurité sur cyber , permettre la gouvernance des données et gérer les exigences en matière de protection de la vie privée tout en améliorant l'efficacité des coûts.

En outre, les organisations qui parviennent à faire évoluer rapidement leurs capacités de gestion de la relation client (TPRM) bénéficient d'avantages concurrentiels considérables. Les organisations dotées de programmes de TPRM matures ont beaucoup moins de chances d'avoir un impact négatif sur leur réputation et leurs clients tout en gérant les perturbations mondiales, régionales et organisationnelles. Empêcher que des erreurs ou des configurations erronées dans votre chaîne d'approvisionnement étendue n'aient un impact sur votre capacité à servir vos clients est probablement une fonction critique pour votre organisation. Un programme de TPRM permet à votre organisation d'identifier, d'atténuer et/ou d'accepter ces risques de manière efficace. En bref, un programme de TPRM correctement configuré peut prévenir les surprises indésirables qui ont un impact négatif sur votre organisation.

Définition de la gestion des risques liés aux tiers

La gestion des risques liés aux tiers (GRPT) est le processus d'identification, d'évaluation et d'atténuation des risques associés à l'engagement de tiers externes tels que les vendeurs, les fournisseurs, les entrepreneurs et les partenaires commerciaux. Elle implique un contrôle préalable approfondi des risques potentiels susceptibles d'affecter les opérations, la santé financière, la cybersécurité, la situation juridique ou la capacité d'une organisation à servir ses clients. Ces risques peuvent englober les incidents de cybersécurité, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les pénuries de main-d'œuvre, l'instabilité financière, les facteurs politiques et les conflits régionaux. Le TPRM permet aux organisations de gérer les risques de manière proactive et de planifier les réponses plutôt que de réagir aux problèmes lorsqu'ils surviennent, assurant ainsi la continuité des activités et la protection des principales parties prenantes.

La valeur de TPRM commence par le processus d'identification des risques et s'étend à l'ensemble du cycle de vie des relations entre votre organisation et vos fournisseurs. Le cycle de vie de TPRM comprend :

1. Recherche de fournisseurs et sélection - Cette phase consiste à évaluer la capacité de chaque fournisseur potentiel à répondre aux exigences du service ou de la solution et à évaluer les risques de base en matière de sécurité, de respect de la vie privée, de réputation et de finances. Pour ce faire, il est possible de procéder à des évaluations par questionnaire, d'accéder à des bases de données de renseignements sur les fournisseurs ou de combiner ces deux méthodes.
2. Intégration et intégration - Une fois les fournisseurs sélectionnés, ils sont intégrés dans un référentiel central par le biais d'un téléchargement manuel ou en masse. Cette opération peut être réalisée à l'aide de formulaires d'admission remplis par les parties prenantes internes, d'importations de feuilles de calcul ou d'une API vers une solution existante de gestion des fournisseurs ou d'approvisionnement.
3. Évaluation du risque inhérent - Le risque inhérent est le niveau de risque d'un fournisseur avant la prise en compte de tout contrôle spécifique requis par votre organisation. La meilleure pratique consiste à évaluer le risque inhérent d'un fournisseur à l'aide d'une simple évaluation avant de lui donner accès à vos systèmes et à vos données. Cela vous permet également de déterminer le niveau de diligence requis ainsi que la fréquence et l'étendue des évaluations de risques ultérieures.
4. Évaluation des contrôles internes - Les évaluations des contrôles peuvent être utilisées lors de l'audit préalable initial et périodiquement pour répondre aux exigences d'audit. Les risques identifiés au cours du processus d'évaluation sont généralement notés en fonction de leur impact, de leur probabilité et d'autres facteurs. Les résultats peuvent également être mis en correspondance avec les exigences clés d'autres cadres de conformité et de sécurité, tels que ISO, NIST ou SOC 2.
5. Surveillance externe des risques - En exploitant des sources externes de renseignements continus provenant de tiers, vous pouvez combler les lacunes entre les évaluations périodiques et valider les réponses à l'évaluation par rapport aux observations externes. La surveillance des risques peut inclure cyber , des mises à jour commerciales, des rapports financiers, un filtrage des médias, des listes de sanctions mondiales, un filtrage des entreprises appartenant à un État, un filtrage des personnes politiquement exposées (PEP), des notifications d'atteintes à la sécurité, etc.
6. Gestion des accords de niveau de service et des performances - Les évaluations et le suivi peuvent être utilisés pour déterminer si les fournisseurs respectent leurs obligations tout au long de la relation commerciale. Il peut s'agir, par exemple, d'évaluer leur capacité à respecter les accords de niveau de service, à appliquer des mesures correctives ou à satisfaire aux exigences de conformité.
7. Désintégration et résiliation - Au cours de cette phase, les évaluations permettent de s'assurer que toutes les obligations finales ont été remplies. Il peut s'agir de réviser les contrats, de régler les factures en souffrance, de supprimer l'accès aux systèmes et aux données, de révoquer l'accès aux bâtiments et d'examiner la conformité en matière de protection de la vie privée et de sécurité.

Lorsque vous planifiez votre approche du TPRM, n'oubliez pas que la situation des parties peut changer à tout moment au cours de la mission. La détection et la gestion de ces changements sont essentielles à la réussite de votre organisation. Les fournisseurs peuvent modifier leurs opérations commerciales, leur chaîne d'approvisionnement en matériaux clés peut être perturbée ou les organismes régionaux peuvent modifier les exigences en matière d'importation et d'exportation. Par exemple, les lois relatives à la confidentialité des données évoluent rapidement dans le monde entier. Toutes ces conditions existent aujourd'hui, et les entreprises qui ont mis en œuvre efficacement un processus de gestion des risques technologiques prospèrent, tandis que d'autres sont à la traîne.

Compte tenu de la rapidité des changements, il est nécessaire que les organisations surveillent et effectuent une première analyse des informations disponibles en temps quasi réel afin d'identifier et de gérer leurs risques. Cette exigence impose que certains processus automatisent la collecte et la diffusion d'informations sur les fournisseurs tiers. Une automatisation efficace permet à votre bureau de TPRM d'identifier les risques et de prendre des mesures correctives avant que votre organisation ne subisse des risques pour sa réputation.

Les moteurs du programme de gestion des risques liés aux tiers

Plusieurs exigences réglementaires et de conformité imposent la gestion des risques de tiers et peuvent fournir un cadre efficace pour atténuer les risques liés aux fournisseurs. Les exigences réglementaires qui motivent les programmes de gestion des risques liés aux tiers couvrent un large éventail de marchés, de fournisseurs et de données et sont souvent déterminées par le type d'organisation (par exemple, les réglementations et les lignes directrices du CMMC, de l'EBA, de la FCA, de la FFIEC, de l 'HIPAA, du NERC, du NIST, de la NYDFS, OCCet d'autres), de l'emplacement de votre organisation (p. ex. confidentialité, exigences de la charte de l'État) ou de l'emplacement de vos clients (p. ex. GDPR, CCPA). Le point essentiel à comprendre concernant ces exigences est de s'assurer que votre programme tient compte des données que votre organisation est tenue de protéger, du lieu de résidence habituel de vos clients et des exigences standard que vos fournisseurs doivent respecter pour fournir leurs services. Ces exigences doivent être incluses dans vos accords et étendues aux fournisseurs qui travaillent avec les données couvertes.

La mise en œuvre des programmes de TPRM par les organisations est motivée par les éléments suivants :

• Respect des exigences réglementaires.
• Risque de cybersécurité.
• Avantages concurrentiels d'un programme efficace de gestion des risques technologiques.
• Facteurs internes d'achat et d'efficacité.
• Gérer les risques financiers et opérationnels internes.
• Répondre aux exigences des clients.

Quel que soit le motif spécifique de votre organisation pour mettre en place un programme de TPRM, il est essentiel d'identifier et de travailler avec toutes les parties prenantes internes, telles que les dirigeants, les conseils d'administration, les achats, l'audit interne, les finances, l'informatique, la sécurité de l'information, le service juridique et la conformité, pour mettre en place vos flux de travail.

Lorsque l'on envisage de mettre en œuvre un programme de TPRM, il est essentiel de s'assurer que toutes les parties prenantes internes et externes concernées sont incluses dans la mise en place du programme. L'inclusion des parties prenantes concernées garantit que toutes les personnes, tous les processus et toutes les technologies sont alignés pour produire un programme efficace. Au minimum, les parties prenantes internes suivantes doivent être prises en compte :

• Cadres (CEO, CFO, CIO, COO, CISO, etc.)
• Conseiller général
• Membres du conseil d'administration
• Auditeurs internes

Il peut y avoir d'autres parties prenantes internes en fonction du type, de la fonction et des activités de votre organisation.

Les parties prenantes externes constituent un autre groupe critique à prendre en compte dans l'élaboration de votre programme. Les parties prenantes externes comprennent

• Vendeurs
• Régulateurs
• Clients

Étant donné que les programmes de TPRM sont rarement mis en place dès le début de l'activité d'une entreprise, il est important de tenir compte des accords/programmes déjà en vigueur avec les fournisseurs externes et de veiller à ce qu'ils fassent l'objet d'une analyse approfondie par rapport au programme de TPRM proposé. Veillez à ce que les divergences soient enregistrées et à ce qu'un plan de gestion des risques non atténués soit élaboré et suivi jusqu'à son terme.

Facteurs de gestion des risques réglementaires TPRM

Les normes réglementaires sont le principal moteur des programmes TPRM. Les programmes réglementaires sont spécifiques à :

• Santé
• Contrats pour le gouvernement fédéral
• Acceptation des cartes de crédit
• Services financiers
• Banque
• Production

Tous ces éléments nécessitent la mise en œuvre d'un processus de cycle de vie complet pour TPRM. Ces exigences sont généralement déterminées par le type de données sensibles collectées dans le cadre de l'activité normale de l'entreprise.

Un premier exemple de ce type de gestion des risques axée sur la réglementation est une partie importante de la norme industrielle PCI-DSS, qui définit les fournisseurs tiers et exige que les fournisseurs ne transmettent pas les "données des titulaires de cartes pour le compte de clients ou d'organisations à des fournisseurs susceptibles de compromettre la sécurité de leurs données et de leur environnement". Cela signifie que si les entreprises sont obligées de travailler sur le programme de cybersécurité requis pour elles-mêmes, elles sont toujours tenues de surveiller les programmes de cybersécurité des fournisseurs ayant accès à des données sensibles, même s'ils maintiennent le risque en deçà d'un certain seuil.

Un autre exemple est celui des programmes et contrats fédéraux qui exigent une gestion stricte de la sécurité de tous les fournisseurs ayant accès à l'information. Ce processus va bien au-delà de simples questionnaires et de l'échange de documentation ; il peut également inclure l'analyse des environnements internes et des représentations juridiques par les dirigeants concernant la protection des données en place. La complexité des tiers impliqués, les risques de conflits d'intérêts et les pertes financières incitent les entreprises à améliorer en permanence leurs pratiques de gestion des risques et leurs stratégies d'atténuation des risques.

Traditionnellement, la TPRM était exécutée par le personnel interne ou confiée à des consultants qui suivaient un processus scripté minutieusement pour rassembler, analyser et rendre compte des informations. Plus précisément, les organisations qui avaient auparavant recours à du personnel pour les aider dans le processus d'évaluation devront peut-être repenser leur approche, car la pandémie actuelle a limité les déplacements et considérablement limité la collecte d'informations en temps réel. Cela empêche l'évaluation sur place d'être viable et bouleverse complètement l'approche traditionnelle de l'évaluation des risques par des tiers, qui s'appuie généralement sur des visites en personne pour contrôler les résultats fournis par les questionnaires.

Si l'on associe les conditions actuelles à l'augmentation rapide de la complexité des risques et de la portée des chaînes d'approvisionnement, cela n'est tout simplement pas possible en utilisant les processus traditionnels qui ont fait leurs preuves. Le succès du TPRM passe par une utilisation accrue de l'automatisation et des outils conçus pour collecter et analyser les données des fournisseurs.

Le rôle de l'intelligence artificielle dans la TPRM

Alors que les organisations dépendent de plus en plus de chaînes d'approvisionnement interconnectées et de relations avec des tiers, il est impératif de disposer d'un aperçu complet des risques et de prendre des décisions en temps opportun. La croissance exponentielle des données provenant de diverses sources offre l'opportunité de tirer parti de l' IA et de l'analytique avancée, permettant des évaluations de risques plus approfondies, des capacités prédictives et une surveillance en temps réel. Le renforcement de la surveillance réglementaire et la montée en puissance des menaces sophistiquées rendent encore plus nécessaires les approches de la gestion des risques fondées sur les données et l'IA.

L'adoption de technologies liées à l'intelligence artificielle (IA) peut contribuer à renforcer un programme moderne de TPRM. Les capacités de transformation de l'IA offrent des possibilités inégalées de rationaliser les processus de TPRM et de gestion du risque fournisseur (SRM), en fournissant une approche plus efficace et proactive pour naviguer dans les complexités des réseaux d'affaires contemporains.

Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez tirer parti de l'IA dans votre programme de gestion des risques de tiers:

• Automatisation des tâches : Les systèmes alimentés par l'IA peuvent rationaliser les évaluations de routine des risques pour les tiers, l'analyse des données et la production de rapports. Cela améliore l'efficacité et la précision tout en aidant les gestionnaires de risques de tiers à se concentrer sur des activités de plus haut niveau.
• Analyse prédictive : Les modèles d'IA peuvent analyser les données historiques et les modèles pour prédire les risques potentiels, ce qui vous aide à prendre des mesures proactives pour les atténuer.
• Détection des anomalies : Les algorithmes d'IA peuvent identifier des modèles ou des comportements inhabituels qui peuvent indiquer une fraude, des failles de sécurité ou d'autres risques.

Pour en savoir plus, consultez le livre blanc Comment exploiter la puissance de l'IA dans la gestion des risques liés aux tiers.

Quelle est la valeur de TPRM ?

À mesure que les chaînes d'approvisionnement s'étendent à l'échelle mondiale, les risques potentiels augmentent au-delà des simples évaluations de sécurité visant à identifier clairement la posture de sécurité lors de l'intégration de nouveaux fournisseurs. Il peut s'avérer difficile d'évaluer votre exposition aux perturbations de tiers dues à des "macro-événements" à grande échelle tels que les guerres et les troubles géopolitiques, les prix des carburants, les catastrophes naturelles et d'autres désastres régionaux. Comme le secteur l'a appris à la suite d'événements récents, il n'a jamais été aussi important pour les entreprises de rationaliser les processus utilisés pour collecter des données de cybersécurité auprès de leurs fournisseurs. Lorsqu'il s'agit de réseaux de tiers et de quatrième partie, où la visibilité et le contrôle sont réduits, les facteurs de risque au sein de ces organisations sont souvent plus difficiles à surveiller, à évaluer et à atténuer dans le cadre d'un TPRM.

Une partie essentielle de votre processus de gestion des risques liés aux fournisseurs va au-delà de la simple attribution de notes de sécurité à vos fournisseurs de services. Une solution de gestion TPRM efficace vous offre une visibilité sur votre écosystème de tiers et s'articule autour des questions suivantes :

• Pouvez-vous identifier les personnes susceptibles d'être affectées et les services fournis par le tiers pour sécuriser vos données ?
• Pouvez-vous vérifier quels tiers fournissent des services à l'organisation et assurent la sécurité de leurs données ?

En fin de compte, renforcer votre organisation, combler les lacunes (comprendre où elles se trouvent, mettre en œuvre des processus et des protocoles) et résoudre les problèmes de gestion des risques liés aux tiers améliorera votre activité, ce qui vous aidera à vous maintenir et à vous développer.

Mise en œuvre de votre programme TPRM

Une fois que vous avez décidé de mettre en œuvre un programme de TPRM, vous devez vous poser un certain nombre de questions importantes qui constitueront la base de votre programme. Ces questions sont les suivantes

• Engagez-vous un partenaire pour vous aider à lancer et à mettre en œuvre le programme ?
• Comment gérez-vous les attentes de vos parties prenantes internes ?
• Devez-vous attribuer des responsabilités en cas de violation des données ?
• Quelles sont les exigences exactes auxquelles les tiers doivent satisfaire pour faire des affaires ?
• Les parties prenantes externes comprennent-elles les exigences et peuvent-elles les mettre en œuvre ?
• L'imposition de ces exigences modifiera-t-elle la relation financière avec les vendeurs ?
• Comment déployer ce programme dans les relations existantes ?

Les organisations doivent s'efforcer de réunir les personnes, les processus et les technologies adéquats pour mettre en œuvre un programme de gestion des risques liés aux tiers. Il est essentiel de comprendre l'équilibre et les exigences de chacune de ces fonctions pour assurer le bon fonctionnement de votre programme.

Pour faire face aux expositions aux risques dans les environnements TPRM, vous devez activer les normes et le langage organisationnels dans les domaines suivants :

• Définir les exigences des contrats et des accords de niveau de service afin de tenir compte des engagements liés aux risques.
• Analyser le profil de risque du fournisseur par rapport au profil de risque de la mission ou du service fourni.
• Mettre en place un processus d'établissement de rapports fondé sur une surveillance dynamique et une évaluation des risques en fonction des événements.
• Combiner les approches d'évaluation périodique des risques (auto-déclarée) et de surveillance continue des risques (déclarée en externe) pour une identification globale des risques.
• Mettre en œuvre des solutions technologiques pour intégrer la gestion des achats, des performances et des risques sur une plateforme unifiée qui fournit aux parties prenantes des informations actualisées à la demande pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Il est important de noter qu'en établissant des relations avec les parties prenantes internes et externes, toutes les incitations ne doivent pas être punitives ou restrictives. L'établissement d'un contrat ou d'un accord de niveau de service doit comprendre des normes de performance minimales, mais peut également inclure des "récompenses" pour le respect des fonctions essentielles de gestion des risques. En outre, l'analyse des exigences du fournisseur par rapport à celles de votre organisation peut s'avérer extrêmement bénéfique pour les deux parties. En tirant parti des domaines de conformité existants, il est possible de réduire les coûts pour les deux parties, dans leur intérêt mutuel.

La valeur d'une solution de TPRM efficacement mise en œuvre réside dans la mise en place d'un programme de gestion des risques critiques qui fournit des alertes précoces et conduit à une atténuation efficace des risques. Comprendre la valeur du TPRM n'est que la première étape de la décision de mettre en œuvre le programme. Les choix, les ressources, l'intégration dans les processus opérationnels existants et les relations nécessitent le soutien de l'organisation et l'intégration des écosystèmes tiers existants. Bien qu'il s'agisse d'une entreprise complexe, l'utilisation de questionnaires, de modèles, d'outils, de normes pour les accords de niveau de service et l'automatisation peuvent s'avérer inestimables pour la maturation rapide de votre programme de gestion des relations avec les tiers.

Prochaines étapes

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