Gestion des risques liés aux tiers dans le cadre des fusions, acquisitions et cessions

Recommandations pour la réussite du programme de fusions, acquisitions et cessions (FAD) de TPRM

Avant de plonger dans le processus de TPRM adapté aux besoins de votre équipe, il y a trois meilleures pratiques universelles à prendre en compte. Ces recommandations servent de base à la gestion et à l'atténuation des risques potentiels lors de tous les types de transitions d'entreprise.

1. Établir des relations avec les principales parties prenantes

Pour gérer efficacement les transitions d'entreprise et anticiper les changements, il est important d'entretenir des relations solides avec les principales parties prenantes au sein de votre organisation. Instaurez un climat de confiance et de collaboration avec le conseil d'administration, la direction générale et les services clés tels que la sécurité informatique, les services juridiques, les achats, la conformité, la protection de la vie privée, les finances et les partenaires de la chaîne d'approvisionnement.

Le renforcement de ces relations avec les parties prenantes permet d'aligner vos stratégies de gestion des risques liés aux tiers sur les objectifs généraux de l'entreprise et de vous informer sur les changements organisationnels imminents. Cet alignement et cette sensibilisation facilitent une prise de décision rapide et éclairée en cas de changement, améliorant ainsi votre capacité à gérer les risques de manière efficace.

2. Maintenir une vision globale des risques liés aux tiers

Une fois que vous avez déterminé la criticité des services de tiers, évaluez les risques opérationnels plus larges que ces relations peuvent poser à votre organisation :

• Finances : Évaluer la santé financière du tiers en examinant les tendances en matière de recettes et de dépenses, les risques de solvabilité ou de faillite, les notations de crédit et les niveaux de liquidité. Ces facteurs sont essentiels pour comprendre leur stabilité financière et leur fiabilité.
• Opérations : Évaluez la résistance opérationnelle, la gestion des ressources, les taux de rotation du personnel, l'expérience en matière de fusions et de cessions, ainsi que la capacité de l'infrastructure. Cela permet d'évaluer leur capacité à respecter leurs obligations contractuelles dans des conditions changeantes.
• Géopolitique/concentration : Examinez la manière dont le tiers gère les risques liés aux questions géopolitiques, aux catastrophes naturelles et aux défis spécifiques au lieu d'implantation, tels que les risques de délocalisation et de concentration. Il est essentiel de comprendre ces aspects pour planifier l'atténuation des risques dans des environnements divers.
• Cybersécurité et confidentialité des données : Déterminez l'efficacité de leurs mesures de cybersécurité. Sont-elles correctement protégées contre les cyberattaques, les violations de données, les pertes de données et les ransomwares ? Évaluez leurs pratiques de gestion des menaces et des vulnérabilités et leur état de préparation face aux risques émergents ( cyber ).
• Environnement, société et gouvernance (ESG) : Analysez la manière dont les tiers gèrent leurs obligations en matière d'ESG. Leurs politiques environnementales sont-elles solides ? Adhèrent-ils à des normes sociales et de gouvernance conformes aux valeurs de votre entreprise ?
• Conformité et sanctions: Veillez à ce que le tiers respecte les lois et les réglementations en vigueur susceptibles d'avoir une incidence sur votre activité. La non-conformité pourrait exposer votre organisation à des risques juridiques et réglementaires.
• Réputation : Évaluer la perception du tiers par le public et l'industrie, y compris toute couverture médiatique négative.

3. Constituer un inventaire de la chaîne d'approvisionnement étendue

Une fois que vous avez une vue d'ensemble de vos risques opérationnels, évaluez minutieusement l'état de l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement. Il est essentiel d'identifier d'emblée tous les fournisseurs et leurs dépendances. Cette approche proactive permet de repérer les risques potentiels et facilite une gestion plus efficace des futures transitions commerciales.

Répertoriez systématiquement ces fournisseurs et évaluez leurs rôles, leurs dépendances et leurs vulnérabilités potentielles. Cela permet de créer une chaîne d'approvisionnement plus résiliente, capable de s'adapter à de nouveaux scénarios commerciaux, et de s'assurer que votre chaîne d'approvisionnement soutient vos objectifs stratégiques au lieu de les entraver.

Gestion des risques liés aux tiers lors des fusions et acquisitions

Une fois cette base solide établie, explorons les meilleures pratiques de TPRM pour les fusions et les acquisitions. Un processus d'intégration et d'évaluation solide est crucial dans ce scénario. Les étapes clés sont les suivantes :

1. Évaluer les besoins des tiers : Déterminez si votre entreprise a besoin d'un autre tiers pour fournir un produit ou un service similaire. Reportez-vous aux inventaires de la chaîne d'approvisionnement de votre entreprise et de l'entité acquise. Comparez ces inventaires et préparez-vous à évaluer, à supprimer les services qui se chevauchent et à résilier les contrats en conséquence.
2. Examen des contrats : Examiner les contrats de l'entreprise acquise avec des tiers pour s'assurer que leurs exigences en matière d'audit correspondent à celles de l'entreprise acquéreuse. Vérifiez que le tiers respecte ses niveaux de service contractuels et ses indicateurs clés de performance (ICP).
3. Procéder à une évaluation des risques inhérents: Lors de la sélection d'un nouveau tiers associé à une entité acquise en vue de son intégration, identifiez les risques de base qu'il représente pour votre organisation. Utilisez ces informations pour guider le processus de diligence raisonnable, en vous appuyant sur les critères de criticité mentionnés dans la section précédente.
4. Validation de l'évaluation des risques: Déterminez si le tiers dispose d'une évaluation des risques ou d'une certification indépendante, telle que SOC 2 ou ISO Statement of Applicability (SOA), réalisée au cours des 12 derniers mois et qu'il peut partager avec votre organisation.
5. Diligence raisonnable en cas d'évaluation insuffisante: Procédez à des vérifications supplémentaires si l'évaluation des risques du tiers ne répond pas aux normes de votre organisation. Il s'agit notamment de procéder à une évaluation détaillée des risques du tiers sur la base d'un cadre normalisé tel que le NIST ou l'ISO.
6. Contrôle continu: Utiliser des outils et des processus de contrôle continu pour valider les réponses à l'évaluation des risques et identifier les nouveaux risques susceptibles d'apparaître après les évaluations initiales.
7. Examiner les extensions d'unités d'affaires : Évaluez toute expansion des relations avec des tiers existants pour déterminer si elles présentent des risques supplémentaires pour votre organisation.

Activités supplémentaires de diligence raisonnable à prendre en compte lors des acquisitions :

• Relations étendues: Évaluer les relations de 4ème et de 3ème partie afin d'éviter les risques de sécurité et les duplications inutiles qui peuvent avoir un impact sur la rentabilité.
• Intégration des acquisitions : Développez un processus structuré pour intégrer les acquisitions dans votre infrastructure technologique. Cela réduira les risques organisationnels et renforcera la résilience opérationnelle.
• Lacunes dans les contrats : Aborder les risques de sécurité dans les contrats en incluant les droits d'audit, la notification des violations et les obligations des tiers. Étendre les exigences en matière de sécurité des données aux sous-traitants et définir clairement les attentes en matière de sécurité de l'information.
• Exceptions en matière de risques : Des problèmes surviennent lorsque les unités opérationnelles ne parviennent pas à atténuer les risques liés à des tiers. Les unités opérationnelles doivent au moins utiliser des exceptions de risque qui reconnaissent et mettent en œuvre des contrôles pour les risques qui ne peuvent pas être atténués.

MEPT pendant la cession

Si votre équipe gère la cession d'une entreprise, il est important de mettre en place un processus d'intégration des fournisseurs tiers ainsi que des fonctions ou départements internes.

Établissez un accord de service de transition si des fonctions ou des unités d'entreprise sont retirées et continueront à entretenir des relations commerciales avec votre organisation en tant que tierce partie. Déterminez qui gérera le processus et quand l'acquéreur pourra y avoir accès une fois la cession achevée. Vérifiez si l'entité cédée aura accès à votre infrastructure, conservera des informations sensibles ou exécutera des processus internes critiques. Une fois la cession achevée, séparez l'entité cédée pour en restreindre l'accès jusqu'à ce que des contrôles soient mis en place. Cela permettra de s'assurer que l'activité ou les opérations ne sont pas perturbées pendant l'intégration.

Bonnes pratiques pour l'intégration de fournisseurs tiers lors d'une cession

• Maintenir la communication ouverte : Gérer les risques potentiels en communiquant régulièrement avec le fournisseur pendant la phase d'intégration. Informez les fournisseurs du calendrier d'intégration, répondez à leurs questions et soyez transparent sur ce à quoi vous pouvez vous attendre.
• Interdire l'accès aux bâtiments, aux données et à l'infrastructure informatique : Interrompre l'accès d'un fournisseur aux données sensibles et à la propriété intellectuelle. Supprimez ses identifiants de connexion, demandez-lui de restituer les biens de l'entreprise, modifiez ses identifiants, annulez l'accès à toutes les applications et refusez tout accès par l'intermédiaire des API.
• Procéder à un examen final du contrat : examinez les clauses du contrat et les dispositions relatives à la résiliation afin de vous assurer que vous avez le droit de mettre fin à la relation avec le fournisseur ou de la transférer à une entité remplaçante. Procédez à un examen final avec les équipes juridiques et d'approvisionnement afin d'identifier les modifications de la portée et de vous assurer que le fournisseur a rempli toutes ses obligations contractuelles.
• Payer les factures en souffrance : Planifiez les paiements finaux une fois que vous avez reçu les derniers produits livrables du fournisseur, après avoir revu les termes du contrat et clarifié les obligations restantes des deux parties.
• Évaluer la conformité de la sécurité de l'information et la confidentialité des données : Veillez à ce que les procédures de résiliation soient conformes à vos obligations légales. Discutez avec le fournisseur de tous les engagements en cours, y compris les accords de non-divulgation, de non-concurrence et de confidentialité.
• Mettez à jour votre base de données de gestion des fournisseurs : Documentez l'historique du fournisseur avec votre organisation, en fournissant des preuves qui expliquent les raisons de mettre fin à la relation et en enregistrant le processus de résiliation. Conservez les dossiers pour résoudre rapidement les problèmes et éviter les risques juridiques.
• Surveiller en permanence les fournisseurs pour détecter les risques potentiels futurs : Les risques ne s'arrêtent pas toujours lorsque les tâches d'intégration sont terminées et que le contrat est résilié. Surveillez les zones de risque potentiel pendant une certaine période après l'intégration afin de gérer les risques futurs, tels que les informations d'identification des utilisateurs disponibles à la vente sur le dark web.

MEPT pour les entreprises conjointes

Les coentreprises (JV) posent des problèmes particuliers en matière de gestion des risques liés aux tiers, notamment lorsque votre organisation partage la propriété de ce qui pourrait être un accord temporaire. Dans ce cas, vous devrez peut-être traiter le partenaire commercial comme un tiers.

Actions critiques pour la gestion des risques dans les entreprises conjointes

• Procéder à des évaluations complètes des risques : Procéder à des évaluations approfondies des risques afin d'identifier les risques potentiels pour l'infrastructure et les informations de votre organisation. Cette étape fondamentale est essentielle pour identifier les vulnérabilités et planifier des stratégies efficaces d'atténuation des risques.

• Applications de contrôle et séparation: Mettre en œuvre et maintenir des contrôles appropriés, en assurant une séparation claire pour répondre aux défis spécifiques posés par l'entreprise commune. Au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise commune, évaluez si des mesures supplémentaires sont nécessaires pour protéger les intérêts de votre organisation.

• Collaborer à la gestion des risques: Consolidez l'expertise de tous les tiers pour garantir le succès de l'entreprise commune. Organisez des sessions pour aider toutes les parties à comprendre les risques identifiés, les stratégies mises en place pour gérer ces risques et les méthodes de communication de ces risques à tous les partenaires. Cette approche collaborative favorise la transparence et la compréhension mutuelle, qui sont essentielles pour gérer efficacement les risques liés à l'entreprise commune.

• Gérer les fournisseurs tout au long du cycle de vie de la relation: Examiner et évaluer en permanence les fournisseurs tiers qui servent l'entreprise commune. Contrôler régulièrement leurs performances, appliquer les dispositions contractuelles pertinentes et se séparer des fournisseurs de manière appropriée lorsqu'ils ne répondent plus aux normes de l'entreprise commune ou que leurs services ne sont plus nécessaires.

En se concentrant sur ces domaines, il est possible d'améliorer la gestion des risques liés aux tiers dans les entreprises conjointes et de contribuer à la réussite globale de l'entreprise. Revenez périodiquement sur chaque étape pour vous assurer que les stratégies de gestion des risques restent efficaces et adaptées à l'évolution de la nature de l'entreprise commune.

Prochaines étapes

Pour en savoir plus sur la gestion des risques liés aux tiers lors d'une transition d'entreprise, consultez notre livre blanc intitulé Guide stratégique de la gestion des risques liés aux tiers lors d'une fusion-acquisition. Intégrez la gestion des risques liés aux tiers dans vos processus de MAD en téléchargeant notre guide d'intégration et de désintoxication. Ensuite, planifiez une démonstration pour découvrir comment Prevalent peut vous aider à automatiser et à accélérer votre programme de gestion des risques liés aux tiers pendant les transitions d'entreprise.