Le processus d'intégration des fournisseurs : Les clés du succès

Effectuer une diligence raisonnable pour mesurer le risque inhérent à l'intégration.

Une fois le contrat signé avec un fournisseur sélectionné, vous aurez, avec un peu de chance, établi un profil de risque initial à partir des données recueillies au cours des étapes de gestion de l'appel d'offres et du cycle de vie du contrat. Avant de lui donner accès à vos systèmes, à vos sites physiques et/ou à vos données, vous voudrez procéder à une vérification préalable plus approfondie et déterminer son niveau de risque inhérent.

En termes simples, un risque inhérent est un risque qui existe avant l'application de contrôles. Vous pouvez évaluer le risque inhérent en combinant les renseignements sur les risques accessibles au public et les questionnaires d'évaluation des risques remplis en interne.

Vérifier les données sur les risques pour le public

Effectuez un rapide bilan de santé pendant l'intégration du fournisseur afin de signaler tout risque observable de l'extérieur qui aurait pu être omis pendant le processus de recherche et de sélection. À ce stade, il est important de prendre en compte plusieurs vecteurs de risque, notamment cyber, les risques commerciaux, financiers et de réputation. Par exemple :

• Le fournisseur a-t-il des antécédents de violation de données ou de conformité ? Si c'est le cas, le fournisseur a-t-il divulgué les mesures correctives qu'il a prises pour éviter de futurs problèmes ?

• Quelle est la réputation du fournisseur sur son marché ? Présente-t-il un risque de réputation pour votre organisation en raison de mauvaises pratiques environnementales et d'autres risques ESG liés à la chaîne d'approvisionnement, tels que l'esclavage moderne et la corruption ?

• Quelle est la situation financière du fournisseur ? A-t-il des niveaux d'endettement inacceptables ou des problèmes de trésorerie qui pourraient entraîner une incapacité soudaine à respecter les termes du contrat ?

• Qui sont les principaux dirigeants ? Y a-t-il un fort taux de rotation des dirigeants de l'entreprise ou d'autres raisons de s'inquiéter des opérations internes de l'entreprise ?

Pour un bilan de santé simple et rapide, pensez à vous abonner à un réseau de renseignements sur les risques liés aux fournisseurs, qui donne accès à une bibliothèque à la demande de milliers de rapports sur les risques liés aux fournisseurs, mis à jour et étayés par des preuves. Ou, pour un examen encore plus approfondi et personnalisable du profil de risque public d'un fournisseur, envisagez d'utiliser une solution de surveillance continue du risque fournisseur dans le cadre de votre programme plus large de gestion du risque tiers.

Classez et catégorisez les fournisseurs à l'aide d'une évaluation des risques inhérents.

La hiérarchisation et la catégorisation vous aideront à déterminer la portée et la fréquence des évaluations des risques et des activités de surveillance requises pour chaque tiers tout au long de la relation d'affaires. Les entreprises présentant un risque potentiel élevé doivent être surveillées plus attentivement et évaluées plus fréquemment que celles occupant un niveau inférieur. C'est là qu'interviennent les évaluations des risques inhérents basées sur des questionnaires. Les évaluations vous permettent de recueillir des informations auprès des fournisseurs sur leurs contrôles de sécurité informatique, leurs procédures de réponse aux incidents, leurs pratiques de résilience commerciale et d'autres moyens de protéger les données et/ou la chaîne d'approvisionnement de votre organisation.

La classification d'un vendeur ou d'un fournisseur peut être basée sur son niveau d'importance pour votre entreprise (par exemple, les dépenses annuelles), son risque profilé (par exemple, l'accès aux données sensibles, le risque de concentration, etc.), son risque inhérent (niveau de risque avant la remédiation) ou une combinaison de ces facteurs.

Il est également important de tenir compte de l'environnement réglementaire dans lequel vous opérez. Par exemple, si la conformité au GDPR est importante, vous voudrez peut-être classer les fournisseurs en fonction de leur accès aux données personnelles de vos clients.

Un processus typique de catégorisation des fournisseurs suit cette logique :

1. Identifier le type de contenu requis pour informer les rapports de contrôle (par exemple, GDPR, CCPAetc.)
2. Déterminer l'importance pour la performance de l'entreprise : Le fournisseur est-il hautement critique pour les opérations ?
3. Vérifier la localisation du fournisseur : La localisation du fournisseur soulève-t-elle des obligations légales ou réglementaires ? Le risque de concentration est-il trop élevé ?
4. Déterminez si le vendeur fait appel à des tiers pour fournir ses services.

Il est également important de comprendre comment l'échec de la livraison ou de la performance d'un fournisseur peut avoir un impact sur votre entreprise. Vous devez donc utiliser un système de notation qui tient compte de l'échelonnement des fournisseurs. Ce système pourrait inclure les critères suivants :

• Processus opérationnels ou en contact avec le client

• Interaction avec les données personnelles

• Situation et implications financières

• Obligations légales et réglementaires

• Réputation du secteur

Atténuer les risques inacceptables avant l'embarquement final

À ce stade, vous devriez avoir une idée claire des niveaux de risque profilé et inhérent de chaque nouveau fournisseur. Vous devez maintenant travailler avec eux pour remédier ou atténuer tout risque qui dépasse le seuil de tolérance au risque de votre organisation. Outre les politiques internes en matière de risques liés aux tiers, votre organisation peut être soumise à des obligations de conformité ou de réglementation afin d'imposer, d'évaluer et/ou de surveiller les contrôles de sécurité des tiers.

Une plateforme de gestion des risques tierce qui offre des conseils de remédiation ainsi que des capacités de gestion des flux de travail et des tâches peut contribuer à automatiser et à accélérer le processus de remédiation. En conséquence, votre organisation obtiendra rapidement une valeur ajoutée des solutions des fournisseurs, tout en minimisant le risque de violations de données, de problèmes de chaîne d'approvisionnement et d'autres perturbations de l'activité.

Bien entendu, il est impossible d'éliminer 100 % des risques liés aux tiers. Tout risque restant après l'application des contrôles de sécurité et autres mesures correctives est considéré comme un risque résiduel. Dans certains cas, le niveau de risque résiduel d'un fournisseur peut être supérieur à ce que votre organisation peut tolérer. Si les coûts sont trop élevés pour ramener le fournisseur à un niveau acceptable de risque résiduel, ou si le fournisseur refuse tout simplement de mettre en œuvre les contrôles requis, vous devrez peut-être résilier le contrat.

Conseils pour l'intégration des fournisseurs

En appliquant les meilleures pratiques décrites ci-dessus, votre organisation peut réduire considérablement les risques liés aux tiers dès les premières étapes du cycle de vie des fournisseurs. Voici quelques derniers conseils pratiques à prendre en compte lors de la création d'un processus d'intégration des fournisseurs tenant compte des risques :

• Commencez petit, puis augmentez : Commencez par évaluer un petit nombre de fournisseurs prioritaires, puis passez à la vitesse supérieure à mesure que votre équipe s'habitue au processus.

• Fixez des délais réalistes : Les vendeurs sont aussi des êtres humains. Veillez donc à fixer des délais réalistes pour remplir les questionnaires et répondre aux enquêtes d'évaluation.

• Établir un processus d'approbation : Il doit y avoir un processus d'approbation documenté pour l'accueil de nouveaux fournisseurs. Envisagez d'inclure des modèles standard pour les conditions de paiement, la facturation et les normes de sécurité des informations dans le cadre du processus d'accueil des fournisseurs.

• Fournir des ressources de soutien : Créez une FAQ pour répondre de manière proactive aux questions et partager les meilleures pratiques avec les intervenants.

• Planifiez la communication : Créez un plan de communication pour encourager la participation et les progrès. Cela peut inclure l'identification des objectifs, la transmission de la valeur des évaluations et la fourniture d'une liste de contacts pour l'escalade.

Continuez à réduire les risques liés aux tiers après l'embarquement.

Ce n'est un secret pour personne que de nouvelles menaces apparaissent et évoluent constamment. La gestion du risque doit donc se poursuivre à chaque étape du cycle de vie du risque fournisseur. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour réduire les risques tout au long de la vie du contrat :

• Obliger les fournisseurs à se soumettre à un audit pour certifier leur conformité avec SOC 2, NIST CSF ou un autre cadre de cybersécurité. En répondant aux exigences du cadre, les fournisseurs peuvent également répondre par défaut aux exigences de conformité obligatoires.

• Publier régulièrement (par exemple, chaque année) des évaluations des risques liés aux fournisseurs afin d'identifier les changements dans les contrôles de sécurité des tiers et/ou de répondre aux nouvelles exigences de conformité.

• Suivez les protocoles de surveillance des tiers et mettez en corrélation les renseignements sur les événements et les incidents à risque du monde réel avec ce qui est indiqué dans les évaluations des fournisseurs.

• Exiger des divulgations de routine supplémentaires des états financiers et d'autres informations commerciales afin d'anticiper les perturbations potentielles tout au long du processus.

• Incluez des dispositions relatives à la sécurité des informations dans l'accord de niveau de service et dans d'autres clauses contractuelles afin d'ajouter un niveau supplémentaire de protection de la responsabilité de votre organisation.

• Suivez un processus d'approbation pour les changements de portée des contrats pour les fournisseurs à haut risque.

Étapes suivantes : Automatisez le processus d'intégration de vos fournisseurs

L'intégration des fournisseurs ne doit pas être un exercice fastidieux. Avec une planification intelligente et une solution d'intégration automatisée, vous pouvez obtenir un retour sur investissement plus rapide des nouveaux vendeurs et fournisseurs, réduire l'exposition de votre organisation aux risques liés aux tiers et établir des partenariats commerciaux plus solides.

Pour en savoir plus sur l'onboarding, consultez notre guide des meilleures pratiques, The Vendor Onboarding Due Diligence Guide, ou demandez une démonstration de notre solution dès aujourd'hui.