Flux de travail de la gestion des risques liés aux fournisseurs : 7 étapes cruciales pour votre programme VRM

Étapes du processus de gestion des risques liés aux tiers

De nombreuses organisations négligent le fait que la gestion des risques liés aux tiers peut aider une organisation à choisir les fournisseurs avec lesquels elle travaille. Les risques liés aux fournisseurs doivent être évalués sur la base de critères uniformes avant la signature du contrat. Effectuer une évaluation de base des risques liés aux fournisseurs avant l'intégration peut vous aider à éliminer les fournisseurs qui présentent des risques financiers, opérationnels ou de sécurité de l'information pour votre organisation avant que vous ne preniez le temps de les intégrer en tant que nouveau fournisseur.

L'un des aspects les plus critiques du flux de travail de votre gestion du risque fournisseur doit être la communication tout au long du processus. De nombreux processus échouent en raison d'un manque de communication, que ce soit de la part du fournisseur ou de l'entrepreneur. Le maintien d'un dialogue solide, honnête et clair entre les entreprises peut considérablement alléger le fardeau de l'intégration d'un nouveau fournisseur et établir une relation basée sur la confiance mutuelle dès le début.

1. Embarquement

La première partie de tout processus de gestion du risque fournisseur consiste à intégrer les nouveaux fournisseurs. L'intégration peut prendre plusieurs formes, mais elle comprend des éléments de base tels que la finalisation du contrat, la planification financière et d'autres tâches essentielles.

L'un des principaux objectifs de l'onboarding est de centraliser les données relatives aux fournisseurs de manière à ce que les parties prenantes internes puissent y accéder rapidement et efficacement. Cela commence par le téléchargement des données des nouveaux fournisseurs dans votre solution de gestion du risque fournisseur. Vous devez être en mesure d'importer des données à partir de solutions existantes de gestion des fournisseurs ou d'approvisionnement via des feuilles de calcul, des connexions API ou d'autres intégrations. Assurez-vous également que votre solution de gestion des risques liés aux fournisseurs permet à des équipes ou à des employés spécifiques d'alimenter les profils des fournisseurs par le biais d'un accès basé sur les rôles (RBAC).

2. Questionnaire d'évaluation des risques

Un questionnaire d'évaluation du risque fournisseur peut vous aider à mesurer le risque que représente un fournisseur, à la fois avant l'intégration et régulièrement par la suite. Les questionnaires d'évaluation du risque fournisseur peuvent prendre différentes formes, mais la plupart visent à évaluer les contrôles de sécurité de l'information, la stabilité de l'entreprise et les pratiques de conformité des fournisseurs...

Les risques connus sont ceux qui peuvent être identifiés grâce aux questionnaires, aux contrôles de sécurité existants et à l'environnement opérationnel. Les risques inconnus compromettent les facteurs externes qui sont difficiles à évaluer avec précision, tels que les pirates informatiques, les événements géopolitiques et d'autres facteurs qui seraient en dehors du champ d'application d'une évaluation traditionnelle. Pour en savoir plus sur les risques inhérents et résiduels, consultez notre blog sur les risques inhérents et résiduels.

Les risques connus sont généralement répartis en trois catégories :

• Risque profilé : le risque profilé est lié aux services que le fournisseur fournit à votre organisation. Une société de paie tierce présente probablement un risque beaucoup plus élevé pour votre organisation qu'une agence de publicité numérique, car elle a accès à des informations beaucoup plus sensibles.

• Risque inhérent : Le risque inhérent est un risque existant que le fournisseur pose avant que des efforts de remédiation aient lieu. Parmi les exemples de risque inhérent, citons une mauvaise situation financière, de mauvaises pratiques en matière de sécurité de l'information ou des inefficacités opérationnelles.

• Risque résiduel : Le risque résiduel est le risque qui subsiste après que le fournisseur a pris des mesures correctives adéquates. C'est à votre équipe de gestion des risques de déterminer si le risque résiduel est acceptable ou inacceptable.

Dans de nombreux cas, les organisations stratifient les fournisseurs en fonction de leur profil de risque. Cela leur permet de choisir des questionnaires d'évaluation des risques liés aux fournisseurs qui reflètent au mieux les risques que les fournisseurs de services individuels posent en fonction de leurs services. Une société de traitement des salaires a besoin d'un questionnaire différent et plus rigoureux qu'un consultant en gestion.

Une fois que vous avez une bonne compréhension du profil de risque d'un fournisseur, l'étape suivante consiste à mesurer le risque inhérent. Pour ce faire, on combine généralement des questionnaires détaillés d'évaluation du risque fournisseur et la collecte de renseignements sur le risque externe auprès de diverses sources publiques et privées.

3. Examen de l'évaluation et analyse des risques

L'étape suivante de votre processus de gestion du risque fournisseur consiste à examiner les résultats des questionnaires et de votre collecte de renseignements. Les logiciels de gestion automatisée des risques liés aux tiers (TPRM) peuvent simplifier considérablement le processus en signalant les réponses douteuses et en mettant automatiquement en correspondance les exigences de conformité. Si vous n'utilisez pas actuellement de logiciel TPRM, vous devrez examiner manuellement les résultats des questionnaires et vous référer à l'OSINT (renseignement de source ouverte) pour évaluer le niveau de risque du fournisseur pour votre organisation.

4. Contrôle continu

Même après votre questionnaire d'accueil initial et la collecte d'informations, vous devrez vous engager dans une surveillance continue tout au long du cycle de vie du fournisseur. Les nouvelles failles de sécurité, les changements d'équipe de direction, les poursuites judiciaires et des dizaines d'autres facteurs peuvent avoir un impact sur le profil de risque d'une organisation tout au long du cycle de vie du fournisseur. C'est pourquoi les meilleures pratiques consistent à surveiller régulièrement les sources externes de renseignements sur les fournisseurs :

• Cyber Les risques tels que les nouvelles de violations de données, les informations d'identification exposées et d'autres preuves d'incidents de sécurité de l'information.
• Risque opérationnel résultant des changements de direction ou des fusions et acquisitions. Les partenariats et les relations avec les équipementiers peuvent fournir des alertes précoces sur les changements de prix ou un changement de stratégie marketing, et les catastrophes naturelles ou les crises sanitaires peuvent affecter considérablement les opérations.
• Lerisque lié à la marque , qui survient lorsqu'un fournisseur doit rappeler des produits, est victime d'une violation de données ou commet un faux pas en matière d'ESG, ce qui entraîne des relations publiques négatives. Ces événements peuvent également entraîner des pénalités financières et des efforts de remédiation qui peuvent nuire aux opérations commerciales et à la capacité du fournisseur à fournir des produits et des services.
• Lerisque réglementaire et juridique lié aux accords commerciaux, aux sanctions internationales, aux recours collectifs et aux violations des normes réglementaires peut entraîner des retards importants dans la livraison des produits et des services.
• Lerisque financier résultant de procédures de faillite, de pertes de clients, de manque à gagner, et de tout autre domaine mentionné précédemment, peut conduire à la restructuration et à l'abandon des offres de certains fournisseurs.

5. Remédiation

Dans certains cas, un questionnaire d'évaluation des risques liés aux fournisseurs ou des renseignements de surveillance peuvent révéler qu'un fournisseur présente trop de risques pour votre organisation. Dans ce cas, vous aurez le choix entre annuler le contrat ou demander aux fournisseurs de remédier aux risques avant de commencer à travailler. Par exemple, si un fournisseur fait état de mauvaises pratiques en matière de sécurité de l'information, vous pouvez lui demander d'obtenir une norme de cybersécurité d'une tierce partie, telle que SOC 2, avant de travailler avec lui. L'objectif est de réduire le risque à un niveau acceptable et résiduel.

6. Validation de la remédiation

Il ne suffit pas qu'un fournisseur prétende avoir remédié de manière adéquate à toutes les préoccupations de votre organisation. Assurez-vous de vérifier que des changements réels ont eu lieu dans l'ensemble de leurs processus d'affaires et de sécurité de l'information. De nombreuses organisations seront fortement incitées à signaler des mesures correctives qui n'ont pas eu lieu afin de remporter le contrat sans consacrer le temps et les efforts nécessaires à la résolution des problèmes. Demander des preuves des changements devrait être une pratique standard lors de l'intégration de fournisseurs qui ont besoin de mesures correctives.

7. Offboarding

La dernière partie du cycle de vie de la gestion du risque lié aux fournisseurs est l'exclusion effective des fournisseurs. Votre organisation doit disposer d'une liste de contrôle prédéfinie des activités à réaliser pour s'assurer que les fournisseurs ne disposent plus de données sensibles ou d'accès aux systèmes informatiques critiques. Les accords de niveau de service doivent préciser clairement quelles données sont partagées, combien de temps elles sont conservées et ce qu'il advient des données à la fin du contrat. Les parties prenantes internes doivent examiner attentivement la relation, documenter les leçons apprises et s'assurer que tous les accès des tiers ont été révoqués de manière appropriée.

Mesurer le risque tout au long du cycle de vie du fournisseur

Une partie de la surveillance continue consiste à être capable de mesurer avec précision le risque que pose votre fournisseur tout au long du cycle de vie de la relation. Il est essentiel de pouvoir évaluer numériquement le risque d'un fournisseur sur une base mensuelle, voire hebdomadaire, afin de s'assurer que des changements majeurs n'ont pas eu lieu qui pourraient faire courir un risque important à votre organisation.

Commencez dès aujourd'hui à mettre en place un flux de travail efficace pour la gestion du risque lié aux fournisseurs.

Les workflows de gestion des risques liés aux fournisseurs accélèrent le processus de sélection et d'intégration des fournisseurs, tout en réduisant les risques tout au long du cycle de vie des tiers. La plateforme de gestion des risques liés aux tiersPrevalent peut simplifier considérablement le processus de création et d'automatisation des flux de travail pour identifier les risques liés aux fournisseurs, faciliter les efforts de remédiation et rationaliser les rapports. Demandez une démonstration pour découvrir comment Prevalent peut automatiser et accélérer votre programme TPRM.