Libérer la puissance du SRM dans les marchés publics
Note de l'éditeur : cet article a été publié à l'origine dans Procurement Magazine.
La gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) est l'élément vital de la passation de marchés, car elle permet d'établir des partenariats, de réaliser des économies et de contribuer à la réussite.
À une époque où la technologie progresse rapidement, les programmes de gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) sont devenus des outils indispensables pour les organisations qui visent l'excellence dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Ces systèmes sophistiqués sont essentiels lorsqu'il s'agit d'optimiser les relations avec les fournisseurs, de rationaliser les processus d'approvisionnement, d'atténuer les risques, d'encourager l'innovation et d'atteindre les objectifs stratégiques.
Ces systèmes offrent un soutien inestimable, en particulier aux grandes entreprises confrontées à des écosystèmes de fournisseurs complexes et à des volumes d'achats importants.
Il est clair qu'à mesure que la technologie évolue, de nouveaux défis et de nouvelles opportunités apparaissent dans le domaine de la gestion des relations avec les clients.
Procurement Magazine s'entretient avec des experts d'organisations de premier plan pour approfondir les nuances permettant de dégager de la valeur dans ce domaine.
Défis traditionnels du SRM
La mise en œuvre de programmes de gestion des relations avec les fournisseurs peut entraîner de nombreux problèmes qui doivent être résolus de manière efficace pour garantir leur succès. Il s'agit notamment du manque de visibilité des fournisseurs, lorsqu'il est difficile d'obtenir des informations précises et complètes, et de la mesure des performances des fournisseurs, qui rend difficile l'identification des domaines à améliorer et la reconnaissance des fournisseurs les plus performants.
Shannon Kirk, directrice mondiale des solutions pour le secteur juridique chez Icertis, est bien placée pour parler du SRM. Son entreprise gère le cycle de vie de plus de 10 millions de contrats et propose sa propre application SRM.
Elle estime que le manque de visibilité complique la gestion efficace des performances, de la conformité et des risques des fournisseurs.
"Les chaînes d'approvisionnement sont les artères de notre système économique et s'étendent à travers les zones géographiques et les secteurs", déclare-t-elle. "Leur ampleur et leur complexité soulignent la nécessité d'entretenir des relations efficaces et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs.
"De nombreuses grandes entreprises sont confrontées à des difficultés considérables pour obtenir une visibilité à l'échelle de l'entreprise sur leurs relations avec les fournisseurs, en particulier lorsqu'elles gèrent des centaines de fournisseurs internationaux."
Scott Goodfellow, Senior Manager, Consulting, chez GEP, estime qu'un manque de transparence poserait des problèmes.
Il ajoute : "Sans une vision claire de la manière dont la chaîne d'approvisionnement d'une organisation peut soutenir ses objectifs prioritaires, il est difficile de déterminer quels fournisseurs cibler et ce qu'il faut faire avec eux".
Brad Hibbert, directeur des opérations et directeur de la stratégie chez Prevalent, souligne que les chaînes d'approvisionnement sont exposées à une myriade de risques, depuis les perturbations physiques et les violations de données jusqu'aux problèmes de réputation et de réglementation.
Il explique : "Pour faire face efficacement à ces risques, les organisations doivent relever trois défis. Le premier est le manque de coordination. Différentes équipes peuvent se pencher sur des risques qui leur sont propres, sans grande coordination au niveau de l'entreprise. Cette approche fragmentée de la gestion des risques crée des lacunes.
"Ensuite, les processus manuels ; souvent, les équipes qui gèrent les fournisseurs le font en utilisant des approches manuelles et décousues basées sur des feuilles de calcul qui compliquent excessivement la gestion et limitent la capacité d'identifier, de comprendre et d'agir sur les risques.
"Enfin, une vision limitée des risques - par exemple, en se concentrant uniquement sur les perturbations physiques et en ignorant les faiblesses en matière de cybersécurité".
Surmonter les problèmes de démarrage
Les trois entreprises susmentionnées proposent leurs propres programmes et plateformes SRM.
Icertis permet aux entreprises de gérer à la fois les défis standards de la gestion des fournisseurs et ceux qui sont propres à leurs cas, processus et politiques d'entreprise.
"Chaque relation avec un fournisseur est régie par un contrat, qui est la seule source de vérité dans chaque transaction commerciale", explique M. Shannon.
"Les contrats sont l'une des sources de données les plus puissantes pour obtenir une visibilité et des informations sur la performance des fournisseurs et les faiblesses potentielles de la chaîne d'approvisionnement. En appliquant l'IA aux contrats et en intégrant leurs données dans les opérations de base, les entreprises peuvent obtenir des informations uniques qui leur permettent de prendre de meilleures décisions et d'optimiser l'intention de leurs accords avec les fournisseurs, ce qui se traduit en fin de compte par des économies de coûts et une réduction des risques."
GEP propose GEP SMART, un outil visant à réduire la complexité en fournissant aux clients des informations utiles et exploitables sur les performances des fournisseurs, qui permettent d'obtenir de meilleurs résultats et de réaliser de réelles économies.
Scott ajoute : "Nous aidons vraiment nos clients à définir clairement la valeur qu'ils attendent des fournisseurs tiers - qu'il s'agisse de mesures, de coûts, de sécurité ou d'alignement sur les réglementations gouvernementales - afin que les fournisseurs sachent exactement à quoi ils doivent être évalués.
"Il est essentiel de cibler un programme SRM sur les fournisseurs avec lesquels l'organisation s'associe pour créer de la valeur ou sur ceux qui sont les plus importants pour la chaîne d'approvisionnement, plutôt que de se contenter d'une segmentation sur la base des seules dépenses".
Il convient également de noter la plateforme de gestion des risques des tiers de Prevalent, utile pour éliminer les risques de sécurité et de conformité liés au travail avec des tiers.
La "valeur cachée" de la gestion des risques dans les marchés publics
Si le fait de s'appuyer sur d'autres entreprises comporte des risques inhérents, il offre également de nombreux avantages en termes d'amélioration des résultats d'une entreprise, allant de la réduction des coûts à l'amélioration de la visibilité.
Brad est convaincu qu'une stratégie SRM complète peut réduire les risques et protéger les entreprises d'une manière qu'une approche manuelle ou désordonnée de la gestion des fournisseurs ne peut pas offrir.
"Le SRM permet aux organisations de suivre de manière centralisée une multitude de risques et de disposer des informations nécessaires pour agir en conséquence", poursuit-il.
Dans le même ordre d'idées, M. Scott affirme que les équipes les plus performantes en matière d'achats sont celles qui adhèrent à leurs programmes de gestion des risques et de la sécurité.
Il ajoute : "Au cours des dernières années, marquées par la volatilité de la chaîne d'approvisionnement, de nombreuses entreprises ont établi de véritables partenariats avec leurs principaux fournisseurs, dans le cadre desquels elles co-investissent dans des solutions et des plans de croissance mutuels, plutôt que de se contenter de réduire les prix."
Les erreurs SRM à éviter
La mise en œuvre d'un nouveau système SRM peut s'avérer complexe et les organisations rencontreront inévitablement plusieurs obstacles au cours du processus.
Les entreprises doivent aborder la mise en œuvre avec des buts et des objectifs clairs, sous peine de semer la confusion par la suite.
Ils doivent également essayer de comprendre l'impact qu'il pourrait avoir sur les membres de leur équipe. Une sous-estimation de cet aspect pourrait entraîner une résistance, un faible taux d'adoption et, en fin de compte, l'échec du projet.
Selon Scott, les trois principales erreurs qu'il constate régulièrement sont les suivantes :
- Ne pas cibler les fournisseurs les plus précieux et les plus importants
- Adaptation insuffisante du programme à des fournisseurs spécifiques
- La mise en place d'un système SRM "fantaisiste" qui ne bénéficie pas des données clés qui devraient l'alimenter.
"Ces problèmes peuvent être évités en déterminant correctement les objectifs du programme et en sélectionnant un système de soutien adapté à ces objectifs et à l'ensemble du paysage des données", ajoute-t-il.
L'importance de données de haute qualité
Des données de qualité sont essentielles pour garantir l'efficacité et le succès d'un système de gestion des risques stratégiques, car elles permettent de prendre des décisions en connaissance de cause, de mener des opérations efficaces et de gérer efficacement les risques.
Globalement, cela rend le logiciel plus précis et plus fiable.
Brad ajoute : "En ce qui concerne les sources de surveillance, il existe de nombreux fournisseurs de bonne réputation : "En ce qui concerne les sources de surveillance, il existe de nombreux fournisseurs réputés. Cependant, ce qui compte vraiment, c'est ce que vous faites des données que vous consommez.
"C'est là que les solutions SRM peuvent apporter une valeur ajoutée - en fournissant une approche fondée sur les données qui établit des corrélations entre plusieurs sources et révèle des modèles et des tendances cachés grâce à l'analyse."
L'avenir de la MRS dans les marchés publics
Le potentiel de la MRS est considérable compte tenu des progrès technologiques, de l'évolution de la dynamique du marché et des attentes des parties prenantes.
M. Scott pense que l'IA sera au premier plan lorsqu'il s'agira de débloquer le "prochain niveau de valeur".
Il ajoute : "Les solutions ponctuelles basées sur l'IA permettent de rationaliser les interfaces de données, ce qui aide les grandes multinationales dotées d'un paysage informatique complexe à unifier les ensembles de données et à rassembler des informations sur les données opérationnelles, commerciales et sur les fournisseurs.
"L'accessibilité accrue de ces informations aide les équipes chargées des achats à faire correspondre les informations des fournisseurs afin d'améliorer les résultats des négociations ou, mieux encore, de partager les connaissances et de développer des partenariats stratégiques".
Selon Brad, les systèmes de gestion des risques stratégiques continueront d'évoluer pour améliorer l'identification des risques et constituer la base des stratégies visant à renforcer la protection contre les perturbations.
Il conclut : "En tirant parti d'une multitude de données et d'informations pilotées par l'IA, les organisations peuvent naviguer dans les complexités du marché avec une agilité et une prévoyance accrues, ce qui se traduit par de meilleurs résultats et un avantage concurrentiel plus fort."